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給与計算代行 名古屋 【給与計算の仕方 3ステップ】

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給与計算代行【名古屋】給与計算の仕方 3ステップ

給与計算の仕方 3ステップ

給与計算では、大きく次の3ステップを踏みます。

給与計算の3ステップ

(ステップ1) 勤怠の確認
(ステップ2) 支給金額の計算
(ステップ3) 控除項目の計算

順次ご説明します。

給与計算代行 名古屋

給与計算の仕方 3ステップ
(ステップ1) 勤怠の確認

給与計算の3ステップの1つ目は、勤怠の管理です。

残業(時間外労働)や休日労働、また、欠勤や遅刻・早退などが支給額にどのように結びつきていくのか、といった仕組みの理解が必要になります。

勤怠とは、その字が表すように、「勤めること」と「怠けること」という意味です。
給与明細書の勤怠欄には、出勤した日数と休んだ日数などのデータが記載されます。

給与明細書の記載欄について

一般的な給与明細書には次のような記載欄があります。

給与明細書の記載欄

① 要出勤日数
② 休日出勤日数
③ 労働時間と時間外・休日勤務
④ 遅刻早退時間

下記にご説明します。

給与明細書の記載欄
① 要出勤日数

典型的な給与明細書には、その月の「要出勤日数」の記載欄があります。
これは、労働契約に基づいて、出勤して働かなければならない日数のことです。具体的な日数といった内容は、就業規則などに定められています。

「出勤日数」は、実際に出勤した日数です。
「欠勤日数」は、本来は出勤して働かなければならないのに、出勤しなかった日数です。

給与は、毎月支払わなければならないとされています。多くの会社では、月ごとに支払う月給制を採用しています。

会社によっては、欠勤や遅刻及び早退など(不就労部分)があれば、「ノーワーク・ノーペイの原則」により、不就労部分の賃金を欠勤控除として差し引く旨を、賃金規定などで定めているところもあります。
つまり、給与の支払形態は、ノーワーク・ノーペイの原則を採用するものと採用しないものとに分けることができます。

ノーワーク・ノーペイを採用する支払形態を日給月給制といい、ノーワーク・ノーペイを採用しない支払形態を完全月給制といいます。

給与明細書の記載欄
② 休日出勤日数

給与明細書上、「休日出勤日数」は、休日の割増の計算に必要なデータとして区分されます。

「年休」は、年次有給休暇の略です。年次有給休暇は、働く人に認められた権利です。
年次有給休暇の取得日数と残日数を管理するタイプの給与明細書もあります。年次有給休暇の管理は、重要な実務処理の1つです。

給与明細書の記載欄
③ 労働時間と時間外・休日勤務

「労働時間」は、要出勤日数のうち働いた労働時間の合計です。

「時間外勤務時間」は、「普通残業時間」「深夜残業時間」「休日勤務時間」「休日深夜時間」「法休勤務時間」「法休深夜時間」と細分化して表示します。

「法休勤務時間(法定休日勤務時間)」とは、労働基準法で週1日以上は確保しなければならないと義務付けられている休日(法定休日といいます)に働いた時間外労働時間のことです。

「法休深夜時間(法定休日深夜時間)」とは、法定休日出勤した際の深夜残業を行った時間となります。

このように細分化されているのは、割増賃金の率が異なることが大きな理由です。細分化することにより、給与計算上の確認もとりやすくなります。

給与明細書の記載欄
④ 遅刻早退時間

「遅刻早退時間」の覧には、遅刻や早退した時間の合計が記載されます。

遅刻や早退をした時間の賃金は、ノーワーク・ノーペイの原則からは控除するのが基本です。
ただし、あくまでも基本であり、会社によって異なる扱いを取り決めることもできます。

給与の締め日と支払日

給与計算は、一定の期間ごとに行います。
この一定の期間のことを給与計算期間といい、一給与計算期間の最後の日を締め日といいます。

給与は、決まった日に支払います。この決まった日のことを支払日といいます。

給与の締め日・支払日は、会社それぞれで定めますが、いつであるかは、就業規則又は賃金規定に明示しなければなりません。

給与計算の仕方 3ステップ
(ステップ2) 支給金額の計算

給与計算の3ステップの2つ目は、支給金額の計算です。

勤怠データに基づいて、残業手当などを加算して支給することになります。

基本給・諸手当とは

給与は、一般的に、基本給と諸手当に分けて支給します。

諸手当についてどのような種類を設けるかは、会社ごとに取り決めることになります。
労働基準法では、時間外や休日・深夜の割増賃金以外(正確には、そもそも会社独自に支給する手当とはいえませんが)には、役職手当や皆勤手当といった手当をつけなければならないという規定はありません。
諸手当の例として一般的なものは、「役職手当」です。主任、係長、課長などの役職に応じて支給します。

各社の給与の体系については、「賃金規定」(就業規則)で定めるのが一般的です。

普通残業手当などの割増欄

支給項目に中でも重要なものが、時間外の労働(普通残業手当)や休日の労働(法休勤務手当)、深夜労働(深夜残業手当・法休深夜手当)に対する割増賃金です。

近年は、サービス残業の問題から、残業手当などについて労働基準監督署等の調査が厳しく行われています。

サービス残業に対する解決策として、多くの会社で取り入れている仕組みが、固定残業代の支給です。

固定残業代とは、一定の時間数、例えば、20時間分の残業代をあらかじめ支払うという仕組みです。
20時間分の時間外労働に相当する額を固定で支給するため、ある月の時間外労働の時間数が15時間という場合でも、20時間分の額で支給します。

一方、ある月の時間外労働の時間数が25時間という場合は、どのように支給するのでしょうか。20時間分を支給すればよいというのではなく、20時間を超えた差額の5時間分に対しては、別途、時間外労働に対する手当を支払う必要があります。

固定残業代の支給を取り入れている場合は、固定の時間数内に時間外労働が収まるようになることが多く、そういった点では、未払いの残業代がなくなるという効果が上がります。
固定残業代の支給が認められるためには、賃金規定などで固定残業代の支給があることが明確になっており、給与明細書でも区分して記載することが必要です。
普通残業手当などの割増率については、こちらからどうぞ

支給欄のなかの控除項目

支給欄には、「遅刻早退控除」や「欠勤控除」という項目があります。

控除(差し引き)という名前がついているのは、遅刻早退や欠勤により働いていない分を差し引くということです。
遅刻早退控除・欠勤控除については、こちらからどうぞ

給与計算の仕方 3ステップ
(ステップ3) 控除項目の計算

給与計算の3ステップの3つ目は、控除項目の計算です。

健康保険・厚生年金保険などの社会保険料と、所得税・住民税などの税金といった控除項目を給与から差し引くことになります。

控除項目の確認

控除項目に関する処理は、給与計算業務で重要なものの1つです。

毎月の給与から、社会保険料や税金をはじめいろいろなものを控除します。
結果として、手取り額は総支給額の7割程度までに減ります。

働いた対価である給与から、お金を強制的に控除するわけであり、控除項目に関しては法律で厳格に定められています。

給与明細の支給項目の下に控除項目の覧があります。控除項目は、法律で控除しなければならないもの(法定控除)と、会社と労働者との取り決め(労使協定)で控除されるものの2つがあります。

法定控除には、健康保険・介護保険・厚生年金保険・雇用保険などの社会保険料と、所得税・住民税などの税金があります。

労使協定による控除には、財形貯蓄や社内預金、生命保険料などがあります。
会社の都合で勝手に給与から控除することはできないのです。

控除の順番

控除項目の計算は次のように控除していくと給与計算の間違いが少なくなります。

STEP1:社会保険料の控除

控除する社会保険料とは、健康保険・介護保険・厚生年金保険(厚生年金基金を含みます)・雇用保険の保険料です。

労災保険の保険料は、会社が全額負担するため、給与からの控除はありません。
社会保険料 詳しくは、こちらからどうぞ

STEP2:税金の控除

社会保険料控除後の金額に対して、所得税を求め、税額を控除します。

所得税は、課税支給額から社会保険料を控除した後の金額に課税される点がポイントになります。
一方、住民税は、前年の所得に応じて徴収されることになっており、給与からは、市町村から通知された税額を控除することになります。

STEP3:その他の控除

労働組合費、社宅家賃、団体保険料、互助会会費、従業員持株会拠出金など、労使協定で定めたものを控除していきます。

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