訪問介護　作成すべき書類と保存すべき書類　(開業経営サポート)

名古屋ひまわり事務所の　訪問介護サービス　開業・開設・経営支援

 

 

 

 

 

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訪問介護　作成すべき書類と保存すべき書類

運営上必要な記録類

フェイスシート

フェイスシートとは、利用者の氏名、年齢、生年月日、身体状況、経済状況、生活環境、家族関係、連絡先などの基本情報を記載した書類です。
利用者をすぐに認識できるプロフィールや履歴書、カルテのようなものです。

このフェイスシートは利用者がサービスを利用する際(初回時、入所時)に聞き取りをして作成するのですが、その後のケアプラン作成やサービス考案のために重要な情報源となるため正確な内容が求められます。

また、聞き取りをした内容をはじめ、気がついたこと(家庭環境やご家族の様子など)を詳細に記載しておくことで、他のスタッフが同じ内容を質問してご利用者さんやご家族を不快にさせることもありません。

フェイスシートを事業所全体で情報共有し、記載されている情報を活用していくことで、安全で質の高い医療や介護サービスの提供につなげることが出来ます。

フェイスシートに記載する内容

フェイスシートは定められた様式はなく施設によって様々ですが、記載すべき情報はある程度決まっています。

事故報告書

事故報告書とは、介護サービス提供時に起こった事故の詳細を報告するための書類です。

介護事業所を運営していくにあたり、介護事故の発生はどのような場合でも起こり得る問題です。

利用者の健康と安全を守っていくためには介護事故が発生する原因分析を行い、今後同じような事故を繰り返し起こさないために対策を練ることが重要です。
そのために、事故の詳細を全体で共有し職員全員で把握し、いつでも情報開示出来るようにすることが必要になります。

事故報告書の記載する内容

事故報告書は自治体ごとに参考様式がある場合がありますが、概ね以下の内容を記載します。

また事業所によっては「事故報告書」だけでなく「ヒヤリハット報告書」を義務付けている場合があります。

ヒヤリハットとは、事故には至らなかったものの、「ヒヤリ」「ハッ」とした経験のことです。
「ヒヤリハット報告書」とは、こうした経験を集め、情報共有することで、事故防止の対策を立てるための報告書です。

介護記録(業務日誌)

介護記録とは、利用者がどのように過ごしていたか、血圧・体温などのバイタルや病状などがどう変化したか、利用者に対してどのようなサービスを行ったかを記録する業務日誌のことです。

質の高い介護記録は、質の高い訪問介護サービス提供に活用できます。

介護記録は、利用者が施設や事業所でどのように過ごしていたのかを示す資料でもあり、事業所がどのようなサービスを提供したかをご家族に示すことができる大切な資料でもあります。

介護記録を書くことは、ご利用者様の様子や状態を適切に第三者にお伝えすることができ、時には介護従事者を守るという役割を担っているのです。

介護記録に記載する内容

介護記録は定められた様式はなく施設によって様々ですが、記載すべき情報はある程度決まっています。

苦情報告書

苦情報告書とは、利用者様・利用者様家族等から苦情を受けた場合にその苦情の内容を記録し、保存しておく書類のことです。

介護事業所を運営していくにあたり、利用者様等まらの苦情の発生はどのような場合でも起こり得る問題です。
苦情があるのが悪いのではなく、その苦情に対してどう対応したか、また、今後同じ苦情が起こらないように同対策をするかがポイントになってきます。

苦情対応の役割としては、「利用者様の権利擁護」「介護サービスの質の向上」を目的にしています。

苦情・相談対応のポイント

介護事業者の苦情・相談対応のポイントを以下に記します。

訪問介護計画書

訪問介護計画書は、訪問介護サービスの提供に関する計画書のことです。

訪問介護計画書は、ケアマネジャーが作成したケアプランに基づいて、サービス提供責任者が、その利用者に合わせた個別の訪問介護計画を立てます。

利用者には訪問介護サービスの提供前に、サービスの内容だけでなく提供手順や提供方法について計画書を用いてしっかりと説明し、サービス内容を確認してもらい同意を得る必要があります。
訪問介護計画書は、その際に必要となる書類であるためとても重要な役割を担っています。

訪問介護計画書の作成手順

訪問介護計画書は以下の手順に従って作成します。

事業所の備える必要書類等

事業所に備える必要書類等を以下に記します。(愛知県の場合)

人員に関する確認書類等

1. 出勤簿（タイムカード）
2. 職員勤務表（日々の勤務時間、常勤・非常勤の別、管理者との兼務関係が明確になっていること）
3. 職員履歴書、資格証明書、免許証等
4. 雇用契約書、辞令等
5. 就業規則、給与台帳等
6. 事業開始申請・届出等の記録（県へ届け出た書類などの控え）

運営に関する確認書類

1. 運営規程、利用者等への説明文書、利用申込書、同意に関する記録等
2. 重要事項説明書
3. サービス利用契約書
4. 利用申込者の同意書
5. サービス提供に係る実施記録、業務日誌、利用者のケースの記録等
6. サービスごとの計画書（訪問介護計画）
7. サービス提供時携行する身分証明書
8. 苦情・相談・助言に関する記録
9. サービスの質の評価を実施した記録
10. 研修等参加状況のわかる書類
11. 職員の健康診断の記録
12. 個人情報を用いる場合の利用者等の同意書
13. 広告をした場合のパンフレット、ポスター等
14. 事故記録
15. 設備・備品台帳
16. 市町村への通知にかかる記録
17. 車両運行日誌

介護給付費に関する確認書類

1. 介護給付費請求書及び介護給付明細書
2. 利用料等領収書（請求書）の控え
3. サービス提供票、別表
4. 居宅（介護予防）サービス計画・施設サービス計画
5. サービス提供証明書（償還払いの場合）
6. 介護報酬の加算、減算の状況が分かる書類（県へ届け出た書類などの控え）

※ 基本駅に上記文書の保存期間は、介護保険サービスが終了してから2年間です。
※ 正し、サービスの提供に関する諸記録は、その完結の日から５年間保存する必要があります。
※ 押印や署名の必要がない書類につきましては、電子媒体による保存でも構いません。

新規指定申請に必要な書類

新たに指定申請をする場合の必要書類を以下に記します。(名古屋市の場合)

1. 指定申請書
2. 訪問介護事業所等の指定に係る記載事項（付表１）
3. 登記事項証明書（直近３ヶ月以内の原本）
4. 誓約書（名古屋市暴力団排除条例（平成24年名古屋市条例第19号）第2条第1項に規定する暴力団を利することとならないよう事業を運営することの約書）
5. 事業所の建物の所有形態がわかるもの（賃貸借契約書等）
6. 建物の平面図
7. 主要な場所の写真
8. 従業員の勤務形態一覧表
9. 資格証の写し
10. 運営規定
11. 苦情を処理するための措置に概要
12. 加算関係（介護給付費に係る届出書・介護給付費算定に係る一覧表）
13. 老人居宅生活支援事業開始届
14. 業務管理体制に係る届出書（事業所一覧）
15. 手数料の納付書の写し
16. 社会保険及び労働保険への加入状況にかかる確認票

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